报销是每个职场人都要面对的事情，高效的报销单据处理可以节省时间，提高工作效率。
报销处理的痛点
- 单据繁多：各种发票、收据分散杂乱
- 扫描困难：纸质单据扫描后文件太大
- 提交麻烦：需要打印、签字、邮寄
- 审核耗时：财务审核需要逐张核对
使用青档PDF处理报销单据
1. 整理扫描单据
将所有报销单据扫描或拍照后整理：
- 扫描单据：使用扫描仪或手机拍照
- 图片转PDF：使用图片转PDF工具将照片转为PDF
- 按类别整理：将餐饮、交通、住宿等分类整理
2. 压缩减小体积
扫描的单据文件通常较大，压缩后便于提交：
- 使用工具：访问PDF压缩工具
- 选择质量：选择中质量压缩，保持发票信息清晰
- 批量压缩：同时压缩多个报销单据
3. 合并提交
将所有报销单据合并为一个文件提交：
- 使用工具：访问PDF合并工具
- 按顺序排列：按照报销单、发票、收据的顺序排列
- 添加封面：添加报销单作为封面
💡 实用技巧：报销前将所有单据拍照保存电子版，即使纸质单据丢失也有据可查。
推荐工作流程
| 步骤 | 工具 | 目的 |
|---|
| 拍照存档 | 手机相机 | 保留电子版证据 |
| 转PDF | 图片转PDF工具 | 统一文件格式 |
| 压缩 | PDF压缩工具 | 减小文件体积 |
| 合并提交 | PDF合并工具 | 统一提交 |
注意事项
- 及时整理：报销单据应及时整理，避免积压
- 保留原件：电子版和纸质版都应保留
- 分类清晰：按时间和类型分类存放